جستجو در   
امکانات

طراحی ساختار سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی ایران، الگویی برای طراحی ساختار سازمانهای مشابه
پدیدآورنده : حج فروش، احمد-اعرابی، سید محمد
بازدید : 2376
تاریخ درج : 1387/6/3
منبع :

 
دانشنامه پرتال علوم انسانی و اسلامی :: فلسفه و کلام :: ساختار :: طراحی ساختار سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی ایران، الگویی برای طراحی ساختار سازمانهای مشابه

طراحی ساختار سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی ایران، الگویی برای طراحی ساختار سازمانهای مشابه


چکیده

این مقاله بر اساس طرحی پژوهشی با همین عنوان و با هدف شناسایی متغیرهای محتوایی و ساختاری مؤثر بر ساختار سازمانی و طراحی ساختار مناسب، به صورت مفهومی و عملی موقعیت این متغیرها را در دو وضعیت موجود و مطلوب مشخص کرده است.

دراین پژوهش از اسناد دست اول، پژوهشهای انجام شدة مرتبط، نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران سازمان دربارة ابزارهای گردآوری داده ها (ابداعی رابینز)، الگوهای پنجگانه مینتزبرگ، الگوی عملی ندلر توشمن، الگوی ارتباط هدف و ساختار (ابداعی رورباف)، الگوی ارتباط پنجگانه چرخة زندگی و ساختار (ابداعی لاری ای گرینر)، با تغییراتی در آنها و افزودن چند الگوی دیگر که همة ابزارها از روایی و اعتبار برخوردارند، استفاده شده است.

یافته های پژوهش حاکی از آن است که در این سازمان، سه متغیر ساختاری پیچیدگی، رسمیت و به ویژه تمرکز، بالا یا بسیار بالاست و باید کاهش یابد. اهداف و استراتژی سازمان در وضعیت موجود، در حد کارایی است در صورتی که در وضعیت مطلوب باید اثربخش باشد. محیط آرام، باثبات و نسبتاً مطمئن درنظر گرفته شده است در صورتی که در وضعیت مطلوب لازم است محیط تا اندازه ای متلاطم باشد. در حال حاضر اندازه سازمان بسیار بزرگ است و لازم است از طریق کاهش قابل توجه نیروی انسانی غیرمتخصص و به کارگیری متخصصان بیشتر، اندازه سازمان کوچک شود. در پایان بر اساس الگوی طراحی شده، 18 پیشنهاد همراه با نمودار تشکیلات ماتریسی و پیوندی ارائه شده است. با استفاده از الگوی به دست آمده در این پژوهش، می توان ساختار سازمانهای مشابه را طراحی کرد.

کلید واژه ها: سازمان، ساختار سازمانی، سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی، متغیرهای محتوایی شامل اهداف و استراتژی، محیط، فناوری و اندازه سازمان و متغیرهای ساختاری شامل پیچیدگی، رسمیت و تمرکز

مقدمه

سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی وزارت آموزش و پرورش، مهمترین سازمان دولتی است که تولید برنامه های درسی و مواد آموزشی را برعهده دارد. این سازمان با در نظر گرفتن سه بار تغییر نام، بیش از 50 سال سابقه دارد (حج فروش، 1377، ص2) و در حدود پنج سال است که با هدف انجام دادن اصلاحات کیفی ، به بازنگری و نقد و بررسی فعالیتهای خود پرداخته است . در این بازنگری و نقد و بررسی، سیاست (خط مشی ) راهبردی ، نظام برنامه ریزی درسی و نظام تحقیقات را تدوین کرده، رسمیت بخشیده و برنامه های دراز مدت و کوتاه مدت سازمان را تهیه کرده است. در سال 1379 مؤسسه پژوهشی این سازمان، با استفاده از مجوز شورای گسترش آموزش عالی به عنوان یک شخصیت حقوقی مستقل اما وابسته به سازمان راه اندازی شده است (گزارش عملکرد، 1382، ص1).

نتایج مصاحبه با مدیران این سازمان ، بررسی اسناد و منابع مکتوب ، نشان داد که در زمان این بررسی ، سازمان با مسائل ساختاری زیر مواجه بوده است (حج فروش، 1381، صص 89 تا 91):

1. کلیة وظایف طراحی ، تولید، کنترل ، نظارت و ارزشیابی برنامه های درسی و مواد آموزشی به عهده دو دفتر موازی است.

2. میان بخشهای پنجگانه سازمان (دفاتر تابعه ) ، ارتباطی ارگانیک وجود ندارد.

3. دفاتر تابعه سازمان ، برای تخصیص دادن منابع و بودجه به برنامه و فعالیتهای خود، از اختیار و استقلال لازم برخوردار نیستند.

4. با وجود آنکه فعالیتهای سازمان کاملاً تخصصی و پیچیده است ، نیروی متخصص کافی در اختیار ندارد و فقط در حدود 34 درصد کارکنان آن دارای مدرک تحصیلی لیسانس و بالاتر هستند.

5. سازمان فاقد سیستم اطلاعاتی مکانیزه است .

6. سازمان با وجود اینکه کارآیی دارد، اثربخش نیست . به تعبیر دیگر گرچه برنامة درسی تولیدی این سازمان در مدارس اجرا می شود و دانش آموز نیز در آزمونها موفق می شود، اما پرورش نمی یابد (در فراگیر، آموزش نهادینه و اثربخش نیست ).

7. بزرگی اندازه سازمان و تمرکز در امور مانع پویایی سازمان است.

این سازمان، از نظر ماهیت علمی- پژوهشی خود، باید به طور مداوم به ابتکار، نوآوری و خلاقیت دست بزند، نخبگان علمی کشور را برای تولید برنامه های درسی جذب کند و به پرورش معلمان و نسل خلاق آینده بپردازد. بنابراین، چنین سازمانی نمی تواند به ساختارهای سنتی و کهنه که پاسخگوی نیازهای امروز نیستند، بسنده نماید. از این رو بازنگری در ساختار موجود و طراحی ساختار جدید، با بهره گیری از نظریه های علمی اجتناب ناپذیر است. بررسی وضعیت موجود حاکی از آن است که باوجود اینکه این سازمان ده بار تغییرات ساختاری داده، اما گزارشی مبنی بر اینکه این تغییرات براساس پژوهش علمی انجام شده، به دست نیامده است. در این مقاله بر اساس بررسیهای همه جانبه و با استفاده از الگوهای نظری دفت4 و رابینز5، الگو ی عملی مینتزبرگ6، الگوی عملی ندلر – توشمن7، ریموندای ، مایلز و چارلز سی اسنور8، رابرت کویین و رورباف9، مایکل پورتر10و رابرت دونکن 11 و با اعمال تغییرات لازم در آنها (با توجه نیازهای بومی) و اضافه کردن ابزارهای محقق ساخته، الگویی نو طراحی، ارائه و ساختارهای مطلوب پیشنهاد شده است. این الگوهای عملی و نظری کمک خواهند کرد که بررسی وضعیت گذشته وحال سازمان، با توجه به وضعیت مطلوب مورد بررسی قرار گیرد.

از پنج الگوی کارساز مینتزبرگ در دو مرحلة 1. تحلیل وضعیت موجود سازمان و 2. تحلیل وضعیت مطلوب سازمان استفاده شده است. برای مثال ، بررسی مقدماتی ساختار سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی نشان داده که به علل گوناگون از جمله بزرگ بودن بخش پشتیبانی سازمان و تمرکز قدرت و مراجع تصمیم گیری در آن از میان پنج الگوی مینتزبرگ (1. ساختار ساده 2. دیوانسالارمکانیکی 3. دیوانسالارحرفه ای 4. مبتنی برواحدهای مستقل 5. متخصص سالار)، سازمان بیشتر ویژگیهای الگوی شماره 2 (دیوانسالار مکانیکی ) را داراست.

در طبقه بندی ساختار دوگانه (1. مکانیکی 2. ارگانیکی ) که استیفن رابینز مطرح کرده است، به دلایل بسیاری می توان گفت که سازمان مورد مطالعه دارای ساختار مکانیکی است12. نتایج بهره گیری از دیگر الگوها

در بخش یافته ها ارائه شده است. زیربنای الگوی طراحی شده در این پژوهش، الگوی طراحی ساختار پیشنهادی ریچارد، ال دفت است که سید محمد اعرابی آن را بومی کرده و پژوهشگر با افزودن سه ابزار دیگر و ایجاد تغییر در روش کاربرد آن، برای نخستین بار الگویی جدید و کاملتر برای طراحی ساختار همة سازمانها (به ویژه سازمانهای پژوهشی) ارائه کرده است. افزودن این ابزارها سبب تحکیم یافته های پژوهش شده است13.

در گزارش پژوهش، در بارة ارتباط هر یک از متغیرهای محتوایی و ساختاری با ساختار سازمانها، پیشینة پژوهشی کافی ارائه شده است. در این بخش از مقاله به چند پیشینه خارجی و داخلی دربارة ارتباط متغیرها با ساختار اشاره می شود.

· تحقیقی که در زمینه رابطه استراتژی و ساختار سازمانها انجام شد، نظریه پیشین را تأیید کرد. بر اساس این نظریه سازمانی که کار خود را با ساختار ارگانیک شروع می کند، باگذشت زمان در جهت ساختار مکانیکی پیش می رود. درحال حاضر بیشتر چارچوبهای استراتژی به سه بعد آن توجه می کنند که عبارتند از: نوآوری، به حداقل رساندن هزینه و تقلید و نیز نوعی از طرح ساختاری که برای هر یک از آنها مناسب ترین است. سازمانی که نوآوری یا ابتکار عمل دارد باید دارای ساختار ارگانیک باشد؛ سازمانی که از استراتژی مبتنی بر به حداقل رسانیدن هزینه ها پیروی می کند باید دارای ساختار مکانیکی باشد تا بتواند از ثبات و کارآیی آن بهره مند شود و سازمانی که از دیگران تقلید می کند باید ترکیب یا تلفیقی از هر دو ساختار را داشته باشد (دفت ، 1379، صص814-813).

· ویژگیهای محیطی از جمله عواملی هستند که محدوده فعالیتهای سازمان را تعیین و میزان فعالیتها و نوع تولیدات آن را مشخص می کنند. برخی پژوهشگران (رانسان، هنینگز و گیرین وود، 1980) به زیرساختهای اقتصادی- اجتماعی سازمان توجهی ویژه کرده اند. شرایط جمعیتی (ترکیب نیروی کار) و عواملی چون ترکیب قومی و نژادی بر ارزشهای نهادی یا حاکم بر سازمان تأثیری تعیین کننده دارند. این پژوهشگران براین باورند که یک روحانی، با تجدیدنظر در دیدگاههای مذهبی خود، در صدد آن برمی آید که ساختار سازمانهای مذهبی را تغییر دهد. به همین گونه اگر آموزگاران، مراجع و چارچوب آموزشی خود را تغییر دهند، وضعیت مدرسه نیز تغییر خواهد کرد. عوامل خارجی موجب می شود که ارزشهای سازمانی تغییر کنند. دست اندرکاران و تصمیم گیرندگان سازمان به این نتیجه می رسند که ساختار سازمانی را با نیازها و شرایط منطقه ای و محیطی هماهنگ نمایند (برانیز، 1374، صص 157-156).

· پژوهشگران بیشماری به هنگام تجزیه و تحلیل سازمانها، به عامل فناوری توجه کرده اند که از آن جمله می توان به کارهای پژوهشی وودوارد (1958، 1965)، تامپسان (1967)، پرو (1967)، برونز و استاکر (1961)،

بلانر (1964) امری و تریست (1965) و لارنس و لورش (1967)، اشاره کرد. کارهای وودوارد که دربارة سازمانهای انگلیسی پژوهش می کرد، بسیار جالب است، زیرا او ناخواسته متوجه اهمیت فناوری شد. وودوارد متوجه شد که تعداد قابل توجهی از متغیرهای ساختاری با ماهیت فناوری سازمانهای مورد تحقیق رابطة مستقیم دارند. او سازمانها را به سه گروه طبقه بندی کرد، سازمانهایی که سیستم تولید تک محصولی داشتند، مانند شرکتهای تولیدکشتی یا هواپیما؛ سازمانهایی که تولید انبوه داشتند، مانند چاپ انواع کتب و نشریات و سازمانهایی که دارای فرآیند مستمر تولید بودند، مانند شرکتهای دارویی یا استخراج نفت. نتیجه پژوهشهای وودوارد نشان داد که فناوری بر ساختار مدیریت سازمانهای مورد تحقیق بسیار تأثیرگذار است (برانیز، 1374، صص 148- 147).

· بررسی ارتباط فرهنگ سازمانی و نوآوری سازمانی در مؤسسات آموزش عالی غیرانتفاعی، خصوصی و دولتی (اُبن چاین و آلیس ماری، 2002)، پژوهشی است که بر نقش فرهنگ سازمانی، ساختار سازمانی و نقش اندازه سازمان بر نوآوری سازمانی، از نظر فنی و اداری تأکید دارد. 48درصد پاسخ دهندگان، از مؤسسات آموزش عالی آمریکا به پرسشنامه ها پاسخ داده اند، توقع نوآوری داشته اند. بر اساس نتایج این تحقیق، در مؤسساتی که فرهنگ سازمانی ادهوکراسی (متخصص سالاری) غالب بوده است، نوآوریهای بیشتری مشاهده می شود. همچنین میان نوع مؤسسات و فرهنگ سازمانی و نوع نوآوری آنها ارتباطی معنادار وجود دارد. اما برخلاف یافته های تحقیقات پیشین، نتایج این پژوهش نشان داد که ارتباط کمی میان اندازة سازمان و نوآوری وجود دارد.

· در بررسی دیگر که به طراحی ساختار نوین سازمان فناوری اطلاعات (سایت تغییر نظام، 2004) پرداخته است، از نمودار ارتباط موجودیتها و ماتریس موجودیت کارکرد و مفاهیم و تکنیکهای الگوسازی سازمانهای مربوط به فناوری اطلاعات استفاده کرده است و به سبب تکرار ماتریس برای هر یک از عناصر فرآیند و صرفاً به سبب تفاوت آن با نوع طراحی سازمانهای دولتی و حتی صنعتی، به چکیدة این بررسی اشاره شده است که علاقه مندان می توانند برای کسب اطلاعات بیشتر، به سایت اینترنتی معرفی شده در فهرست منابع مراجعه کنند.

· در میان پژوهشهای مرتبط در ایران، نخستین بار در سال 1369 پژوهشی با عنوان "طراحی و سازماندهی تشکیلات و وظایف معاونت آموزش فنی و حرفه ای در وزارت آموزش و پرورش " انجام شد که به موجب آن ابتدا وضعیت موجود یعنی وظایف معاونت آموزش فنی وحرفه ای و دفاتر تابعه تجزیه و تحلیل شد و سپس با بهره گیری از الگوی طراحی ساختار – روش اول، ساختار معاونت آموزش فنی و حرفه ای تهیه شد (نمودار1، ص 10).

· بررسی اجمالی وظایف، ساختار و تشکیلات سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی ، عنوان بررسی موردی است (واحد پژوهش سازمان ، 1377) که ابتدا تاریخچه ای از سیر تغییر و تحولات ساختار و

تشکیلات سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی را ارائه کرده و علل این تغییرات را با توجه به نظرات معدود افرادی که سابقه زیادی در سازمان داشتند شرح داده، سپس با استفاده از قانون سازمان که هدف ، فعالیتها و وظایف را مشخص کرده است ، مطابق همان الگو آنها را در چهار گروه (1. پژوهش و بررسی و نوآوری 2. برنامه ریزی آموزشی و درسی 3. امور اجرایی و پشتیبانی 4. ارزشیابی برنامه های آموزشی و درسی و روشهای تدریس ) طبقه بندی کرده است.

· نزدیکترین عنوان به این پژوهش، پایان نامة دورة کارشناسی ارشد عباس پورنصاری (1379) در مرکز آموزش مدیریت دولتی تهران، با عنوان "بررسی و طراحی ساختار کلان سازمانی مناسب برای مراکز صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران" است که به راهنمایی دکتر سید محمد اعرابی و مشورت دکتر ابراهیم گلشنی و با بهره گیری از سه پرسشنامة استاندارد و تجربه شدة رابینز، در زمینة متغیرهای ساختاری و آزمون فرضیات زیر انجام شده است:

الف) ساختار سازمانی مراکز دارای پیچیدگی کمتر مناسب تر است.

ب) ساختار سازمانی مراکز دارای تمرکز کمتر مناسب تر است.

ج) ساختار سازمانی مراکز دارای رسمیت کمتر مناسب تر است.

مهمترین نتیجة این پژوهش تأیید فرضیه سوم (بند ج) بود که سبب تغییرات ساختاری در صدا و سیما شد. نتایج این پژوهش با نتایج یکی از ابزارهای ارائه شده در این مقاله (داده های جدول شمارة 3) همخوانی دارد.

· زیربنای دستیابی به "ساختار سازمانی مناسب برای شرکت ملی نفت ایران" در پایان نامة کارشناسی ارشد مدیریت دولتی (مقدم، 1374)، پنج الگوی کار ساز مینتزبرگ است که پژوهشگر ساختار مناسب و مطلوب "بخشی" را بر ساختار آن شرکت (وظیفه ای) ترجیح داده است.

اهداف

1. شناسائی و اندازه گیری متغیرهای محتوایی و ساختاری مؤثر بر ساختار سازمانی

2. ارائه الگوی طراحی ساختار سازمان

3. طراحی ساختار نظری سازمانی

4. طراحی ساختار عملی سازمانی

پرسشهای پژوهش

1. موقعیت متغیرهای ساختاری در فعالیتهای اصلی سازمان در دو وضعیت موجود و مطلوب چیست ؟

2. موقعیت متغیرهای محتوایی در فعالیتهای اصلی سازمان در دو وضعیت موجود و مطلوب چیست ؟

3. موقعیت متغیرهای محتوایی در ارتباط با ساختار سازمان در دو وضعیت موجود و مطلوب چیست ؟

4. موقعیت ساختار در ارتباط با چرخه زندگی در دو وضعیت، موجود و مطلوب چیست ؟

5. ساختار مناسب سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی براساس چه شاخصهایی باید طراحی شود؟

1-5. ساختار عملی مناسب برای سازمان پژوهش و برنامه ریزی چیست؟

2-5. ساختار مفهومی مناسب برای سازمان پژوهش و برنامه ریزی چیست؟

روش اجرای پژوهش: روش پژوهش بر اساس اهداف،"کاربردی" و بر مبنای ابزار گردآوری داده ها، "توصیفی" و در طبقه پنجگانه توصیفی، "پیمایشی" است.

جامعه و نمونة آ‎ماری: جامعه ونمونه آماری این پژوهش مدیران و معاونان دفاتر تابعه سازمان (مدیران) و مشاوران رئیس سازمان (در مجموع 31 نفر) هستند اما چون هشت تن از آنان در حد ضرورت در برنامة آموزشی و مصاحبه شرکت نکردند، فرمهای تکمیل شدة آنان حذف شد و عملاً نتایج مصاحبه با 23 نفر از مدیران (15 مدیر و معاون دفتر، 8 مشاور رسمی و غیررسمی) منجر به این شد که ابزارهای تعیین موقعیت ساختاری سازمان مطابق الگو تکمیل شود.

متغیرهای مورد مطالعه: ساختار سازمان متغیر وابسته و متغیرهای محتوایی و ساختاری متغیر مستقل هستند.

نحوه سنجش متغیرها (شاخصها): اسناد دسته اول در تاریخچه تغییر و تحولات سازمان و نظریه های طراحی ساختار سازمانها شاخص سنجش متغیرهای وابسته و بررسی اسنادی وظایف و عملکرد سازمان و نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران شاخص سنجش متغیرهای مستقل هستند.

داده ها و منابع اطلاعاتی مورد نیاز

1. وضعیت موجود سازمان با توجه به وظایف رسمی آن.

2. متغیرهای محتوایی و ساختاری سازمان.

3. وضعیت مطلوب سازمان با توجه به موقعیت تحقیق شدة متغیرهای محتوایی و ساختاری سازمان.

ابزار گردآوری داده ها و چگونگی گردآوری آن

1. داده های ردیف 1 از طریق منابع اسنادی و الگوی طراحی ساختار - روش اول، گردآوری شده است.

2. داده های ردیف های 2 و3 از طریق الگوی طراحی ساختار- روش دوم، گردآوری شده و از پرسشنامه های استاندارد شدة رابینز که در ایران نیز هنجار شده، برای تحکیم داده های مربوط به متغیرهای ساختاری استفاده شده است14.

روایی15 و اعتبار16 ابزار گردآوری داده ها

با توجه به اینکه پرسشنامه های مربوط به ابعاد ساختاری (1. پیچیدگی 2. رسمیت 3. تمرکز) از سوی استیفن رابینز ابداع و بارها آزمایش شده اند، در کتابهای متعدد (دفت، مقیمی و اعرابی) توصیه شده و در دو پژوهش (پورنصاری و مقدم) که در پیشینة داخلی اشاره شد، استفاده شده اند. علاوه بر این از طریق محاسبة ضریب آلفای کرونباخ و به دست آمدن 78/0 rx = (پورنصاری) و همچنین با توجه به اینکه در این پژوهش پرسش نامه های سه گانه ابعاد ساختاری سه نوبت باز-آزمایی شده اند و آخرین اصلاحات آن حاکی از همبستگی زیاد میان نتایج مراحل مختلف است؛ لذا این پرسشنامه ها از روایی کافی برخوردارند. علاوه بر این، ابزارهای گردآوری داده ها همراه با طرح پژوهش، در گروه تخصصی رشتة مدیریت بررسی شد و مطابق نظر آن گروه، سه بار به وسیلة گروه های 9، 12 و 15 نفری آزمایش و اصلاح شد و با توجه به همبستگی زیاد میان پاسخها، اعتبار آنها تأیید شد. همچنین، از طریق شاخصهای مشابهی که در ابزار های دهگانه تکرار شده بود، پس از تأیید یک گروه هفت نفری کارشناسان رشته مدیریت، پرسشهای این ابزارها از نظر روایی مجدداً مورد تأیید قرار گرفت.

الگوی طراحی ساختار سازمان- روش اول

یکی از روشهای مرسوم در طراحی ساختار، تشکیلات و سازماندهی پستها و وظایف کارکنان یک سازمان، تهیه و تدوین هدفهای جزئی، براساس هدف یا هدفهای کلی، تهیه و تدوین فعالیتهای کلی براساس هر یک از هدفهای جزئی، تهیه و تدوین فعالیتهای جزئی براساس فعالیتهای کلی و تهیه و تدوین وظایف ذیل هر یک از فعالیتهای جزئی و همچنین طبقه بندی وظایف برحسب نوع، ماهیت و عملکرد و اختصاص دادن هر طبقه به واحد سازمانی مرتبط است (نمودار 1).

در طراحی ساختار معاونت آموزش فنی و حرفه ای سابق وزارت آموزش و پرورش ، این شیوه به کارگرفته شده است .

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

نمودار 1: الگوی طراحی ساختار – روش اول

محاسن و معایب این الگو

بهره گیری از الگوی تحلیل هدفها، فعالیتها و وظایف ، منجر به تبیین شفاف تر ساختار و تشکیلات سازمان می شود و پیشنهادهای ارائه شده می توانند منجر به تهیه نمودار تشکیلات سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی شوند، لیکن از آنجا که این روش متغیرهای محتوایی شامل استراتژی ، محیط ، فناوری و اندازه را مد نظر قرار نمی دهد، متغیرهای مهم ساختاری شامل پیچیدگی ، رسمیت و تمرکز را نادیده می گیرد و به میزان

مکانیکی (ایستا) یا ارگانیکی (پویا) بودن ساختار در وضعیت موجود و وضعیت مطلوب اهمیت نمی دهد، با روشهای علمی جدید در طراحی ساختار سازمانها سازگاری ندارد. بنابراین در ادامه به ارائه ”الگوی طراحی- روش دوم“ می پردازیم که متکی به مبانی نظری و روشهای علمی جدید در طراحی ساختار است. به این ترتیب تفاوتهای این الگو با روش های سنتی آشکار می شود و هادی و راهنمای طراحی ساختار در سازمانهای مشابه قرار می گیرد.

لذا برای طراحی ساختار در روش دوم، از الگوی ارائه شده از سوی ریچاردفت که سید محمد اعرابی (1378) آن را بومی کرده و پژوهشگر نیز برای تحکیم یافته های پژوهش سه ابزار دیگر به آن افزوده است، استفاده می شود.

مراحل طراحی الگو – روش دوم

خوشبختانه همزمان شدن این بررسی با بازنگری و اصلاح رسمی ساختار سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی، فرصتی مناسب برای مشارکت فعال مدیران فراهم کرد، زیرا آنها دغدغه تغییرات ساختاری جدید را داشتند و از پرداختن به موضوع ساختار استقبال می کردند. از این رو دستاوردهای هر مرحله از این پژوهش که به شناخت مدیران نسبت به وضعیت موجود سازمان، چشم اندازهای آینده و روشهای علمی طراحی ساختار سازمانها کمک می کرد، در اختیار آنها گذاشته شد و با حضور مجری پژوهش در جلسات هفتگی مدیران، در فرصتهایی که گفتگو دربارة اصلاح ساختار و تشکیلات سازمان مطرح می شد، مفاهیم مربوط به سازمان، ابعاد آن، انواع ساختارها و نگرشهای نو به مسایل سازمان و سازماندهی علمی فعالیتها و وظایف تشریح شد و فرهنگ توجه به ساختارهای ارگانیکی (پویا) اشاعه داده شد و گامهای زیر در جهت بررسی و طراحی ساختار این سازمان برداشته شد:

1. فعالیت های فرهنگی – آموزشی

1-1. اشاعة فرهنگ توجه به ساختار سازمان، به عنوان عنصری کلیدی در میان مدیران و مشاوران سازمان؛

2-1. اشاعه تفکر علمی در طراحی ساختار سازمانها و پرهیز از اقدام بدون پژوهش و بررسی؛

3-1. خرید 30 جلد کتاب "طراحی ساختار سازمانی"17 و ارسال آنها به مدیران و مشاوران و بحث پیرامون آن در جلسات شورای مدیران،.

4-1. آموزش روشهای نوین طراحی ساختار به مدیران سازمان در سه جلسه؛

5-1. تشریح ابعاد گوناگون ابزارهای تعیین موقعیت متغیرهای ساختاری و محتوایی و تکمیل آنها پس از آزمایش.

2. فعالیتهای پژوهشی

1-2. بررسی تغییر و تحولات ساختاری سازمان.

2-2. گردآوری داده ها با بهره گیری از ابزارهای مطرح شده در پیشینة نظری و الگوی طراحی ساختار - روش دوم.

تجزیه و تحلیل داده ها و یافته های تحقیق

در این پژوهش که با بهره گیری از الگوی طراحی ساختار - روش دوم و نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران (پس از سه نوبت آموزش یک ساعت وسی دقیقه ای در شورای مدیران سازمان)، از طریق ده نوع چک لیست ویژه (ابزار تعیین موقعیت متغیرهای محتوایی و ساختاری) داده ها گردآوری و وضعیت موجود و مطلوب ساختار سازمان مشخص شد؛ پس از ارائه نتایج استخراج شده از ابزارهای گردآوری داده ها در جدولهای 1 تا 10، با استفاده از میانگین امتیازات اختصاص یافته از سوی نمونة آماری پژوهش، داده ها مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت و وضعیت هر یک از متغیرهای محتوایی و ساختاری در الگوی طراحی ساختار به روش دوم ارائه شد.

بدین ترتیب نتایج تحلیل داده های جدولهای 1 تا 4 و نمودار 3 در پاسخ به پرسش 1، نتایج تحلیل داده های جدول 5 و نمودار 4 در پاسخ به پرسش 2، نتایج تحلیل داده های جدول 10 در پاسخ به پرسش 3، نتایج تحلیل داده های نمودارهای 3 و 4 در پاسخ به پرسش 4، نتایج تحلیل داده های جدولهای 6 تا 9 در پاسخ به پرسش 5 (بند 1-5) و نتایج تحلیل داده های جدول 10 و نمودارهای 3 و4 در پاسخ به پرسش 5 (بند 2-5) ارائه شده است.

از آنجا که در همة ابزارها موقعیت متغیرها در الگوی طراحی ساختار - روش دوم، به صورت پیوستاری درجه بندی شده از 1 تا 10 وجود دارد، میان اعداد 1 و 10 نیز موقعیتهای تعریف شده یا تعریف نشده ای وجود دارد، در این پیوستار، یک، امتیازی است که غالباً در انتهای سمت راست پیوستار، به موقعیت مکانیکی متغیرها اختصاص یافته است و امتیازها از سمت راست به سمت چپ افزایش می یابد و تا امتیاز 10 که موقعیت ارگانیکی ساختار است و غالباً در انتهای سمت چپ قرار دارد، ادامه می یابد.

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

نمودار 2: الگوی طراحی ساختار – روش دوم

با توجه به شناختی که در مدت آموزش و آزمایش، از مفاهیم و متغیرهای محتوایی و ساختاری کسب کردند، نمونة آماری پژوهش وضعیت موجود و مطلوب ساختار سازمان را، بر اساس درجه بندی پیوستار روی ابزارهای دهگانه مشخص کرده و پس از تبادل نظر و اصلاحات لازم در امتیاز انتخابی خود، با درج نتایج نهایی در جدول میانگین امتیازات، سبب تفسیر نتایج و دستیابی به اهداف و پرسشهای پژوهش شده است.

الف) متغیرهای ساختاری

جدول 1: توزیع میانگین امتیازهای هر یک از شاخصهای معیار ”پیچیدگی“، از نتایج مصاحبه با 23 مدیر و مشاور سازمان،

در دو وضعیت موجود و مطلوب

ردیفشاخصمیانگین امتیازها ازنتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران
جمعمیانگین
موجودمطلوبموجودمطلوب
1تعداد عنوانهای شغلی در سازمان886982/33
2سهم کارکنان با مدرک تحصیلی لیسانس و بالاتر، نسبت به کل کارکنان679091/291/3
3میانگین تعداد سطوح شغلی در عمق (تفکیک عمودی)413578/152/1
4میانگین تعداد سطوح شغلی در سطح (تفکیک افقی)513521/252/1
5سهم استقرار نیروی کار نسبت به کل نیروی کار354252/182/1
6میانگین تعداد کارکنان در هر اتاق625369/230/2
7سهم استقرار نیروی تمام وقت لیسانس و بالاتر نسبت به کل (درصد)817852/339/3
میانگین امتیازات نسبت به کل (35 امتیاز)42540245/1846/14

بر اساس نظر رابینز، اگر میانگین امتیازات به دست آمدة وضعیت موجود میان 22 تا 35 قرار گیرد، سازمان دارای "پیچیدگی" است. با این حال داده های آماری جدول یک نشان می دهد اختلاف میان میانگین امتیازات وضعیت موجود و مطلوب، در حدود 4 است و این اختلاف زیاد نشان می دهد که مدیران و مشاوران سازمان از درجة "پیچیدگی" موجود رضایت ندارند و خواهان کاهش درجة پیچیدگی در وضعیت مطلوب هستند. داده های سطر اول و ستون آخر جدول 4 نیز با این نتیجه همخوانی دارد.

جدول 2: توزیع میانگین امتیازهای هر یک از شاخصهای معیار ”رسمیت“، از نتایج مصاحبه با 23 مدیر و مشاور سازمان،

در دو وضعیت موجود و مطلوب

ردیفشاخصمیانگین امتیازها از نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران
جمعمیانگین
موجودمطلوبموجودمطلوب
1میزان کنترل عملکرد (در حالی که شرح شغل وجود دارد)625269/226/2
2میزان اختیار در عدول کارکنان از استانداردها 83716/308/3
3سهم کارکنان مدیریتی دارای روش و رویه مشخص نسبت به کل (درصد)99463/42
4سهم کارکنان غیر مدیریتی دارای روش و رویه مشخص از کل (درصد)838139/352/3
5میزان عدول مدیران از قوانین، روشها و خط مشی های مکتوب576248/269/2
6سهم قوانین و رویه های مکتوب نسبت به کل (درصد)987826/439/3
7سهم مشاغلی که دارای شرح شغل وظایف هستند.493613/256/1
میانگین امتیازات از کل (35 امتیاز)53142608/2352/18

اطلاعات آماری جدول 2 نشان می دهد که با توجه به میانگین موجود (08/23)، درجه رسمیت آن زیاد است (شاخص رسمیت 22 تا 35 است) و تفاوت میانگین در وضعیت موجود و مطلوب حاکی از آن است که شاخصهای ردیفهای 3و6 نسبت به سایر شاخصها، نقش مؤثرتری در افزایش رسمیت سازمان داشته است، که در وضعیت مطلوب، لازم است این شاخصها اصلاح شوند. این نتیجه با داده های جدول 4 همخوانی دارد.

جدول 3: توزیع میانگین امتیازهای هر یک از شخصهای معیار ”تمرکز“، از نتایج مصاحبه با 23 مدیر و مشاور سازمان،

در دو وضعیت موجود و مطلوب (بر اساس پرسشنامة رابینز)

ردیفشاخصمیانگین امتیازها از نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران
جمعمیانگین
موجودمطلوبموجودمطلوب
1میزان مشارکت مدیریت درگردآوری اطلاعات876478/378/2
2میزان مشارکت مدیریت در تعبیر و تفسیر داده های اطلاعاتی875378/330/2
3میزان کنترل مستقیم مدیریت در اجرای تصمیمات744922/313/2
4میزان مشارکت مدیریت در تدوین بودجه واحد726713/391/2
5چگونگی ارزیابی از عملکرد واحد638174/252/3
6استخدام و اخراج کارکنان677991/243/3
7پاداش به کارکنان (از قبیل افزایش حقوق ارتقا و...)627869/229/3
8خرید تجهیزات و منابع لازم678191/252/3
9ایجاد پروژه یا برنامه جدید788339/361/3
10حل مسائل استثنائی کار585552/239/2
میانگین امتیازات نسبت به کل (50 امتیاز)71569008/3130

اطلاعات آماری جدول 3 نشان می دهد میانگین امتیازات 10 شاخص موجود، 08/31 و متناسب با امتیازات تمرکز "31 تا 50" است، لذا این سازمان به صورت "متمرکز" اداره می شود. داده های جدول 4 نیز با این نتیجه همخوانی دارد.

شاخصهایی که تفاوت میانگین امتیاز آنها، در مقایسه وضعیت موجود با وضعیت مطلوب زیاد است (شاخصهای ردیف های 1، 2، 3، 7و8) مهمترین عواملِ ایجادِ تمرکزِ زیاد هستند که ضروری است در طراحی ساختار جدید اصلاح شوند.

در مصاحبه ای که با مدیران و مشاوران به عمل آمد، موقعیت متغیرهای ساختاری، به تفکیک فعالیتهای اصلی سازمان، به صورت پیوستارهای درجه بندی شده از 1 تا 10 مشخص شد و نتایج این مصاحبه در جدولهای 4 تا 10 ارائه شده است.

جدول 4: موقعیت متغیرهای ساختاری در فعالیتهای اصلی سازمان در دو وضعیت موجود و مطلوب از نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران سازمان

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

نمودار 3. موقعیت متغیرهای ساختاری در فعالیتهای هفتگانه سازمان (وضعیت موجود و مطلوب) از نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران سازمان

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

داده های جدول چهار، به ویژه اختلاف میانگین کل متغیرها بین وضعیت مطلوب و موجود حاکی از آن است که: در بین هفت فعالیت اصلی سازمان، فعالیتهای پشتیبانی، رسانه های آموزشی تصویری و تألیف کتابهای درسی به ترتیب با 6/3، 08/3 و 9/2 بیشترین اختلاف را بین وضعیت موجود و مطلوب (ازنظر

موقعیت متغیرهای ساختاری) نشان می دهند. بنابراین لازم است شاخصهای متغیرهای ساختاری در فعالیتهای سازمان (به ویژه در سه فعالیت مذکور) در جهت وضع مطلوب اصلاح شود.

با توجه به آشنایی جامعة آماری پژوهش با تعاریف و مفاهیم متغیرهای ساختاری (پیچیدگی، رسمیت و تمرکز) و چگونگی تعیین موقعیت متغیرها به صورت پیوستار 10درجه ای ابزار گردآوری داده ها، داده های جدول 4 و نمودار 3 مبتنی بر نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران سازمان نشان می دهد:

1. همة فعالیتهای اصلی هفتگانة سازمان در وضعیت موجود دارای پیچیدگی، رسمیت و تمرکز زیاد است و در ساختار مطلوب باید از درجة این متغیرهای ساختاری کاسته شود.

2. در میان هفت فعالیت اصلی سازمان، سه فعالیت "تألیف کتابهای درسی"، "پشتیبانی" و "تولید رسانه های آموزشی صوتی- تصویری" (به ترتیب با میانگین کل 3/7، 2/7، 06/7) از بیشترین درجه پیچیدگی، رسمیت و تمرکز برخوردارند.

3. مقایسة اختلاف میانگینهای میان وضعیت موجود و مطلوب هر یک از متغیرهای پیچیدگی، رسمیت و تمرکز (مثلاً اختلاف میانگین تمرکز میان وضعیت موجود و مطلوب، 87/3 = M¢– M)، نشان دهندة تمرکز خیلی زیاد در سازمان و تمایل وافر مدیران و مشاوران، به کاهش تمرکز در تصمیم گیری است.

4. اکثر مدیران معتقدند در وضعیت موجود، فعالیتهای سازمان از نظر ساختاری، دارای پیچیدگی، رسمیت و تمرکز در حد زیاد است و در وضعیت مطلوب باید از درجه زیاد این متغیرهای مهم ساختاری کاسته شود.

5. با توجه به همخوانی داده های ابزار محقق ساخته (جدول 4) و داده های آماری دو پرسشنامه از سه پرسشنامة متغیرهای ساختاری (پیچیدگی، رسمیت و تمرکز) استاندارد شدة ابداعی استیفن رابینز (جدولهای 1 و 2)، روی نتایج زیر تأکید می شود:

وضعیت موجود: درجة تمرکز در سازمان بسیار زیاد و درجه پیچیدگی و درجه رسمیت در حد زیاد است.

وضعیت مطلوب: ضرورت دارد از درجة پیچیدگی، رسمیت و تمرکز کاسته شود و کاهش درجة تمرکز در سازمان از اولویت و شدت بیشتری برخوردار باشد.

ب) متغیرهای محتوایی

با توجه به نقاط قوت و ضعف ساختار سازمان در وضعیت موجود و تعاریف متغیرهای محتوایی که قبلاً ارائه شده و براساس اطلاعات آماری که از پاسخهای مدیران و مشاوران سازمان به دست آمده، موقعیت متغیرهای محتوایی سازمان در دو وضعیت موجود و مطلوب (بر اساس داده های جدول5) به شرح زیر است:

جدول5: موقعیت متغیرهای محتوایی ساختار سازمان (الگوی نظری رابینز) از نتایج مصاحبه با 23 مدیر و مشاور سازمان

در دو وضعیت (موجود و مطلوب)

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

اهداف و استراتژی: اهداف و استراتژی سازمان (با میانگین 3 امتیاز از 10 امتیاز)، در وضعیت موجود دارای کارآیی است، اما اثربخش نیست. برای رسیدن به وضعیت مطلوب (دستیابی به میانگین 8/7)، لازم است اهداف و استراتژی سازمان به منظور اثر بخشی برنامه ها اصلاح شود.

محیط: براساس نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران، در وضعیت موجود محیط سازمان در حالت میانه قرار دارد (با میانگین 5 امتیاز از 10 امتیاز). به عبارت دیگر، میزان توجه به محیط در وضعیت تعادل قرار دارد، بنابراین تغییرات اساسی رخ نمی دهد. در چنین وضعیتی سازمان باید کاملاً گوش به زنگ خطرات محیطی باشد. در وضعیت مطلوب نیز همان امتیاز با افزایش 25/0 پیشنهاد شده که گامی است در جهت گذر از محیط مطمئن.

فناوری: نقاط ضعف حاصل از بررسی وضعیت موجود سازمان و نیز کمترین امتیاز اختصاص یافته به فناوری در وضعیت موجود (05/3)، حاکی از آن است که فناوری موجود غالباً به صورت سنتی، یکنواخت و همراه با بوروکراسی است. در وضعیت مطلوب پیشنهاد شده است که سازمان به سوی فناوری پیشرفته روی آورد و نظام ماشینی را جایگزین کند. پیشنهاد امتیاز 85/7 برای وضعیت مطلوب نشان از تحول به سوی غیر یکنواختی فناوری دارد.

اندازه: براساس نظرات پاسخگویان مندرج در جدول 5، اندازه سازمان در وضعیت موجود (میانگین 5/3 از 10) بسیار بزرگ است و پیشنهاد کاهش نیروی انسانی، به ویژه کاهش کارکنان کمتر از لیسانس شاغل در امور خدمات و پشتیبانی و کارکنان دارای مدرک لیسانس و کمتر شاغل در دفاتر تابعة سازمان و همچنین افزایش نیروهای متخصص در سطح فوق لیسانس و دکتری است. این نتیجه با توجه به نقاط ضعف حاصل از بررسی وضعیت موجود سازمان و یافته های حاصل از نتایج مصاحبه منعکس شده در جدول 5 (پیشنهاد 35/8 امتیاز در وضعیت مطلوب) حاصل شده است.

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

نمودار 4. موقعیت متغیرهای محتوایی ساختار سازمان (الگوی نظری رابینز) از نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران

با توجه به داده های به دست آمده در وضعیت مطلوب، لازم است ساختار سازمان در جهت ارگانیکی شدن و انعطاف پذیری بیشتر اصلاح شود. بنابراین در پاسخ به سؤال یک پژوهش، موقعیت متغیرهای محتوایی ساختار سازمان در وضعیت موجود و مطلوب به شرح زیر است:

اهداف و استراتژی در وضعیت موجود کارآیی دارد، اما فاقد اثر بخشی است.

2. محیط در وضعیت موجود در حال تعادل است و لازم است به منظور توسعة خلاقیت و نوآوری تغییراتی داده شود؛ در این صورت از میزان ثبات و سکون سازمانی کاسته خواهد شد.

3. فناوری در سازمان از موقعیتی مشابه اهداف و استراتژی برخوردار است و لازم است از حالت یکنواخت خارج شود و از فناوری نوین و غیر یکنواخت استفاده کند.

4. اندازة بزرگ سازمان مانع از پویایی، جذب نیروی انسانی کارآمد و اصلاح سایر متغیرهاست و در نتایج مصاحبه با مدیران و مشاوران بیشترین تأکید آنان بر کوچک کردن اندازه سازمان است.

جدول 6. جدول فراوانی پیشنهادهای مدیران و مشاوران سازمان برای تعیین موقعیت ساختار سازمان (وضع موجود و وضع مطلوب) بر اساس الگوهای پنجگانه (الگوی عملی مینتزبرگ)

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

چون بیشترین فراوانی نظرات (15 نفر از مدیران و مشاوران)، وضعیت موجود ساختار سازمان را در درجات 1و2 نشان می دهد (جدول شمارة 6)، لذا نتیجة وضعیت موجود ساختار سازمان ”دیوانسالار مکانیکی“ تشخیص داده شده است و چون بیشترین فراوانی نظرات در وضعیت مطلوب (13 مدیر و مشاور) در درجات 7و8 متمرکز شده، لذا نتیجه وضعیت مطلوب ساختار سازمان ”متخصص سالاری“ تشخیص داده شده است.

جدول 7. توزیع میانگین امتیازات میان افراد جامعة آماری پژوهش در تعیین موقعیت ساختار سازمان، براساس الگوهای پنجگانه (الگوی عملی مینتزبرگ)

امتیازها از نظر مشاورانامتیازها از نظر مدیرانکل
موجودمطلوبموجودمطلوبموجودمطلوب
جمعمیانگینجمعمیانگینجمعمیانگینجمعمیانگینجمعمیانگینجمعمیانگین
3246/572/7364/25/975/6342/35/7785/6
واحد های مستقلمتخصص سالاردیوانسالاری مکانیکیمتخصص سالارواحدهای مستقلمتخصص سالار

هر چند با توجه به تعریف پنج الگوی کارساز مینتزبرگ و براساس نتایج مصاحبه با مدیران، وضعیت موجود ساختار سازمان برالگوی ”دیوانسالار مکانیکی“ انطباق دارد و نظام تصمیم گیری را کاملاً متمرکز نشان می دهد، با این حال، مقایسة میانگین امتیازات داده های جدول های 6 و 7 که هر کدام با ابزار جداگانه ای گردآوری شده، حاکی از آن است که به طور کلی می توان وضعیت موجود ساختار سازمان را دارای ویژگیهای ”واحدهای مستقل“ توصیف کرد.

بنابراین، در مجموع، نظر مدیران و مشاوران این است که ساختار فعلی سازمان بیشتر از الگوی ”واحدهای مستقل“ تبعیت می کند، در صورتی که در وضعیت مطلوب لازم است به سمت ”متخصص سالاری“ سوق داده شود تا فرآیند تصمیم گیری غیر متمرکز شود.

جدول 8. جدول فراوانی پیشنهادی مدیران و مشاوران برای تعیین موقعیت ساختار سازمان (وضع موجود و وضع مطلوب) براساس فعالیتها (الگوی عملی نادلر- توشمن)

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

بر اساس داده های جدول شمارة 8، چون بیشترین فراوانی نظرات (14 مدیر و مشاور) وضعیت موجود سازمان را درجه 1 و 2 دانسته اند، ساختار سازمان در این الگو ”وظیفه ای“ تشخیص داده شده است.

از طرفی چون در وضعیت مطلوب، بیشترین فراوانی نظرات جامعه آماری پژوهش در درجات 7و8 متمرکز شده است، بنابراین مدیران و مشاوران سازمان ساختار ”پیوندی“ را برای سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی مناسب دانسته اند.

جدول 9. توزیع میانگین امتیازات میان افراد جامعة آماری پژوهش، در تعیین موقعیت ساختار موجود سازمان براساس فعالیتها (الگوی عملی نادلر-توشمن)

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

بر اساس داده های جدول شمارة 9، از نظر مدیران و مشاوران در وضعیت موجود (براساس الگوی نادلر- توشمن)، ساختار سازمان در موقعیت ”وظیفه ای“ قرار گرفته است، یعنی سازمان دارای ساختار مکانیکی است و در وضعیت مطلوب لازم است به سوی ساختار ارگانیکی ”الگوی پیوندی“ سوق داده شود. در این نوع الگوی ساختاری تفاوتی میان نظرات مدیران و مشاوران سازمان وجود ندارد.

جدول10. فراوانی/ درصد نظرات مدیران و مشاوران در گزینش موقعیت متغیرهای محتوایی در ارتباط هدف با ساختار سازمان

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

الگوها: 1. فرآیندهای داخلی 2. هدف عقلایی 3. روابط انسانی 4. سیستمهای باز

(بسیار مکانیکی) (مکانیکی) (ارگانیکی) (بسیار ارگانیکی)

با توجه به داده های جدول شمارة 10، در وضعیت موجود اکثر مدیران (60 درصد آنها) ارتباط هدفها با ساختار را در موقعیت الگوی شماره 1 معرفی کرده اند و معتقدند که سازمان در چنین وضعیتی قرار گرفته است. در صورتی که از نظر مشاوران، ساختار سازمان در وضعیت موجود، بر الگوهای شماره 2و3 منطبق است. به نظر 50 درصد از مشاوران و 20 درصد از مدیران، سازمان در موقعیت الگوی شماره 2 قرار می گیرد. فقط20 درصد از مدیران به الگوی چهارم، در وضعیت موجود که الگوی مبتنی بر سیستمهای بسیار ارگانیک است رأی داده اند.

بنابراین، در وضعیت موجود اکثریت نسبی مدیران و مشاوران ویژگیهای ساختار سازمان را میان الگوهای 1و2 (بسیار مکانیکی یا مکانیکی) معرفی کرده اند.

در وضعیت مطلوب 60 درصد مدیران و 75 درصد مشاوران معتقدند که سازمان باید به سمت الگوی چهارم (بسیار ارگانیکی) گرایش پیدا کند و در مدیریت خود این الگو را مد نظر قرار دهد.

موقعیت ساختار در زمینة چرخة زندگی

از داده های آماری نمودارهای 3 و 4 نتایج زیر به دست می آید:

1. وضعیت موجود ساختار سازمان در زمینة چرخة زندگی در مرحله ”رسمی شدن“ قرار دارد.

2. وضعیت مطلوب ساختار سازمان در زمینة چرخه زندگی، مرحلة همکاری ”اشتراک مساعی“ پیشنهاد شده است.

3. نوع محصولات و خدمات سازمان در وضعیت موجود، تعداد زیادی خط تولید اعلام شده است که در چرخة زندگی مرحلة تجدید حیات و از نظر ساختاری ویژه ساختارهای بسیار دیوانسالار است.

4. نوع محصولات و خدمات سازمان در وضعیت مطلوب، انواع محصولات اساسی پیشنهاد شده است که مبتنی بر مرحلة همکاری در چرخة زندگی و پیش از دیوانسالاری از نظر نوع ساختار است.

5. در وضعیت موجود، بنابه نظر مدیران و مشاوران، سیستم کنترل و پاداش به صورت رسمی و غیر تخصصی است.

6. در وضعیت مطلوب، سیستم کنترل و پاداش شخصی و داشتن نقش فعال در موفقیت سازمان باشد.

7. نوآوری در سازمان در وضعیت موجود به وسیلة گروههای خلاق انجام می شود.

8. نوآوری در سازمان در وضعیت مطلوب به وسیلة کارکنان و مدیران پیشنهاد شده است.

9. هدف در وضعیت موجود ”بقای سازمان“ است.

10. هدف در وضعیت مطلوب ”رشد سازمان“ پیشنهاد شده است.

11. شیوة مدیریت در وضعیت موجود فردی خلاق است.

12. شیوة مدیریت در وضعیت مطلوب از طریق تفویض اختیار و کنترل پیشنهاد شده است.

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

نمودار 3: موقعیت ساختار در زمینة چرخه زندگی و ویژگیهای سازمان (الگوی لاری ای گرینر، 1983)

ازنظر مدیران و مشاوران (وضع موجود و وضع مطلوب)

توضیح: اطلاعات این نمودار یافته های پژوهش است که جایگزین اطلاعات خام نمودار اولیه شده است.

[به تصویر صفحه مراجعه شود.]

نمودار 4. فراوانی نظرات مدیران و مشاوران سازمان، دربارة موقعیت ساختار، در زمینة چرخه زندگی

(الگوی لاری ای گرینر) در دو وضعیت موجود و مطلوب

بحث و نتیجه گیری

1. همه فعالیتهای اصلی هفتگانة سازمان (1. پژوهش 2. برنامه ریزی درسی3. تألیف کتابهای درسی 4. تولید رسانه های کمک آموزشی مکتوب 5. تولید رسانه های آموزشی صوتی تصویری 6. پشتیبانی 7. ارزشیابی) در وضعیت موجود، دارای رسمیت و تمرکز بسیار زیاد و پیچیدگی نسبتاً زیاد است که در ساختار مطلوب باید از شدت درجة این متغیرهای ساختاری کاسته شود.

2. اختلاف شدید امتیازات شاخص های مربوط به تمرکز (8/3= وضعیت موجود - وضعیت مطلوب) نشان دهندة تمرکز بسیار زیاد در تصمیم گیری و تمایل وافر مدیران سازمان برای کاهش آن است.

3. اهداف و استراتژی در سازمان از کارآیی لازم برخوردار است، در حالی که اثربخش نیست.

4. سازمان از نظر عوامل محیطی آرام و دارای اطمینان نسبتاً زیاد است. به همین علت تغییرات و اصلاحات محسوس نیست.

5. اندازه سازمان در وضعیت موجود بسیار بزرگ است و باید از عدة نیروی انسانی شاغل (به ویژه کمتر از لیسانس) در حدی گسترده کاسته شود و سازمان کوچک شود.

6. موقعیت موجود ساختار سازمان براساس الگوهای پنجگانه مینتزبرگ، ویژگیهای الگوی ”واحدهای مستقل“ را دارد و پیشنهاد شده است که در وضعیت مطلوب، به سمت الگوی ”متخصص سالاری“ سوق داده شود.

7. موقعیت موجود ساختار سازمان براساس الگوی عملی نادلر توشمند، ویژگیهای ساختار ”وظیفه ای“ را دارد که بنا به پیشنهاد مدیران لازم است در وضعیت مطلوب، به ساختار ” ماتریسی یا پیوندی“ ارتقا یابد.

8. موقعیت موجود ساختار در زمینة چرخه زندگی و ویژگیهای سازمان در مرحلة ”رسمی شدن“ قرار دارد و در وضعیت مطلوب پیشنهاد شده است ویژگیهای سازمان به نحوی اصلاح شود که به مرحلة همکاری (اشتراک مساعی) ارتقا یابد.

9. ویژگیهای ساختاری سازمان در زمینة ساختار و چرخة زندگی، از نظر ساختاری به ترتیب در موقعیت ”روشهای رسمی، تقسیم کار و افزودن تخصصهای جدید“، از نظر نوع محصول یا خدمت در موقعیت ”تعداد زیادی خط تولید“ از لحاظ سیستم کنترل و پاداش در موقعیت”رسمی“، از لحاظ نوآوری درموقعیت "به وسیلة گروههای خلاق"، از نظر هدف در موقعیت ”بقای سازمان“ و از نظر شیوة مدیریت در موقعیت ”فردی خلاق“ است.

10. در وضعیت مطلوب انتظار می رود از نظر ساختاری به سوی ”غیر رسمی شدن و بهره گیری از روشهای متعدد“، از نظر نوع محصول یا خدمت به سوی انواع محصولات اساسی، از نظر سیستم کنترل و پاداش به سوی شخصی و داشتن نقش فعال در موفقیت سازمان و نوآوری به وسیلة کارکنان و مدیران، از لحاظ هدف به سوی رشد و از نظر شیوة مدیریت به سوی تفویض اختیار و کنترل“ سوق داده شود.

پیشنهادهای مبتنی بر یافته های پژوهش حاصل از اجرای الگوی طراحی شده (نمودار2) به شرح زیرند:

الف) کاهش متغیر ساختاری ”پیچیدگی“

1. با تلفیق عنوانهای شغلی مشابه یا آموزش کارشناسان برای گسترش حیطة وظایف شغلی، از تعداد عنوانهای شغلی در سازمان کاسته شود.

2. با استخدام و به کارگیری نخبگان جوان، سهم کارکنان دارای مدارک تحصیلی فوق لیسانس و دکتری نسبت به کل کارکنان افزایش یابد.

3. میانگین تعداد سطوح شغلی در سطح (تفکیک افقی)، برای کارکنان غیر مدیریتی کاهش یابد.

4. میانگین عدة کارکنان هر اتاق کاهش یابد.

ب) کاهش متغیر ساختاری ”رسمیت“

1. دستورالعملها و رویه های مشخص سهم کارکنان مدیریتی در وضعیت موجود خیلی زیاد است و لازم است علاوه بر کاهش آنها، اختیارات این کارکنان افزایش یابد.

2. برای فعالیتهای اصلی سازمان (مانند پژوهش و بررسی، برنامه ریزی درسی، تولید رسانه های کمک آموزشی مکتوب و صوتی- تصویری) نظامنامه ای همراه با گردش عملیات تهیه شود.

3. از میزان کنترل عملکرد کارکنان کاسته شود و شرایطی فراهم شود که محصول کار یا خدمت کارکنان (تخصصی- پشتیبانی) با خودشان و به وسیلة خودشان (مثلاً سه ماهة اول با دوم و...) مقایسه شود.

4. دستورالعملها و رویه های مکتوب در قالب نظامنامه ها، برای کارکنان غیر مدیریتی تهیه شود.

5. سهم مشاغلی که دارای شرح وظایف معین هستند، افزایش یابد.

ج- کاهش متغیر ساختاری ” تمرکز“

1. چون شاخصهای 1و2و3و4 جدول 3 نشان می دهد که رئیس سازمان بیش از اندازه در عملیات گردآوری اطلاعات، تعبیر و تفسیر داده های اطلاعاتی، کنترل تصمیمات و تدوین بودجه مشارکت دارد، لذا لازم است این گونه امور به مدیران سطوح پایین تر و به ویژه به کارشناسان و متخصصان تفویض شود.

2. هر چند ظاهراً رئیس سازمان کنترل کامل به امور دارد، اما تفاوت زیاد شاخص ارزیابی عملکرد در وضعیت موجود و وضعیت مطلوب نشان می دهد که باید مکانیزمی مناسب براساس نظامنامه ها و برای ارزیابی عملکرد واحدها طراحی کرد و این شاخص را در وضعیت مطلوب ارتقا بخشید.

3. در وضع موجود اختیارات مدیران در زمینه استخدام و اخراج کارکنان، پاداش به کارکنان و خرید تجهیزات و ملزومات بسیار کم است و ضرورت دارد در وضعیت مطلوب، ریاست سازمان این اختیارات مدیران واحدها را افزایش دهد.

د- اصلاح متغیرهای محتوایی

1. اهداف و استراتژی پیش بینی شده در برنامه سوم، در برنامه چهارم دنبال شود و از طریق اصلاح برنامه ها، تغییر ساختار و مهندسی مجدد نیروی انسانی، کیفیت برنامه های درسی ارتقا یابد و آموخته های کودکان مؤثر شود.

2. با توجه به انتخاب استراتژیهای جدید مبنی بر واگذاری تألیف کتابهای درسی و تولید رسانه های آموزشی و کمک درسی به بخش خصوصی، به کارگیری اعضای هیئت علمی دانشگاهها برای انجام دادن پژوهشهای محض، کاربردی و توسعه ای، مشارکت دادن سایر بخشهای وزارت آموزش و پرورش و نهادهای تصمیم گیری بالاتر (به ویژه دولت) در برنامه های سازمان و همچنین استفادة بهینه از پایگاههای

اطلاعاتی بین المللی و نیز متخصصان خارج از کشور، انتظار می رود توجه سازمان از محیط داخلی به محیط خارج گرایش یابد و متغیر ”محیط - سازمان“ از حالت اطمینان زیاد به سوی کم شدن اطمینان و ایجاد تلاطم لازم برای نوآوری و خلاقیت، حرکت سازنده آغاز شده را تا پایان برنامة چهارم ادامه دهد.

3. از آنجا که سکّان رهبری و گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات در آموزش و پرورش به سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی واگذار شده است، انتظار می رود این سازمان پیش از هر سازمان دیگرِ آموزش و پرورش، از فناوریهای نوین اطلاعاتی و ارتباطی استفاده کند و این خط مشی را در همة بخشهای وزارت آموزش و پرورش به ویژه در مدارس و میان معلمان اشاعه دهد. در چنین شرایطی سازمان می تواند از فناوری یکنواخت فعلی (میانگین امتیاز 05/3 از 10) به وضعیت مطلوب (85/7 از 10) که در جدول 5 از پیشنهادهای مدیران و مشاوران سازمان است، نایل آید.

4. حرکت کُند سازمان در جهت کاهش اندازه (کم کردن نیروی انسانی غیر متخصص و کمتر از لیسانس به ویژه از بخش پشتیبانی)، مانع از ایجاد تحول و بهبود کیفی سایر متغیرهاست. بنابر آنچه در مطالعة اسنادی به دست آمد، برنامه های سازمان در آینده و همچنین یافته های حاصل از بررسی نظرات مدیران و مشاوران بر مهندسی مجدد نیروی انسانی تأکید دارد تا خون تازه ای در پیکر سازمان جاری شود. به این منظور لازم است بیش از نیمی از کارکنان موجود (که سهمی در تحول کیفی برنامه های درسی ندارند)، به بخشهای دیگر آموزش و پرورش انتقال یابند و به ازای هر سه نفر که خارج می شوند، یک جوان نخبة متخصص وارد سازمان شود تا پس از طی دوره های آموزشی مناسب، اندارة بزرگ کمّی سازمان به اندازه کوچک کیفی تبدیل شود.

5. براساس یافته های به دست آمده در این پژوهش نمودار نهایی تشکیلات سازمان ارائه شد.

6. با استفاده از الگوی به دست آمده در این پژوهش می توان ساختار سازمانهای مشابه را طراحی کرد.

منابع

استونر، جیمز و ادوارد فری من، مدیریت جلد دوم (1995)، ترجمه سید محمد اعرابی و علی پارساییان (1375)، مؤسسه مطالعات پژوهشهای بازرگانی.

اعرابی ، سیدمحمد (1376)، طراحی ساختار سازمانی ، دفتر پژوهش های فرهنگی .

پورنصاری (1379)، بررسی و طراحی ساختار کلان سازمانی مناسب برای مراکز صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران، پایان نامة دورة کارشناسی ارشد رشتة مدیریت دولتی، مراکز آموزش مدیریت دولتی، تهران.

حج فروش، احمد (1377)، بررسی اجمالی وظایف، ساختار و تشکیلات سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی

وزارت آموزش و پرورش، واحد پژوهش سازمان.

حج فروش، احمد (1381)، بررسی ساختار سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی وزارت آموزش و پرورش به منظور دستیابی به الگوی مناسب یا برای طراحی سازمانها، اسفند ماه 1381، نشریة شمارة 413، موسسه پژوهشی برنامه ریزی درسی ونوآوریهای آموزشی.

دفت ، ریچار ال ،تئوری و طراحی سازمان جلد اول (1379)، ترجمه علی پارساییان و سیدمحمد اعرابی ، دفتر پژوهش های فرهنگی ، تهران .

دفت ، ریچاردال (1378) ، مبانی تئوری و طراحی سازمان ، ترجمه علی پارسائیان و سیدمحمد اعرابی ، دفتر پژوهشهای فرهنگی ، تهران .

رابینز، استیفن (1374)، مدیریت رفتار سازمانی، ترجمه علی پارساییان و سید محمد اعرابی، مؤسسه مطالعات و پژوهشهای بازرگانی.

رابینز، استیفن (1376) ، تئوری سازمان ، ترجمه سیدمهدی الوانی و حسن دانایی فرد، نشر صفار.

راگونات (1377) ، مدیریت تطبیقی ، مترجم عباس منوریان ، مرکز انتشارات علمی دانشگاه آزاد اسلامی ، چاپ دوم .

کتاب گزارش عملکرد چهارسالة سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی (1382)، موسسه پژوهشی برنامه ریزی درسی و نوآوریهای آموزشی، نشریة شمارة 42.

مقدم، محمدرضا (1374)، ساختار سازمانی مناسب برای شرکت ملی نفت ایران، پایان نامة دورة کارشناسی ارشد رشتة مدیریت دولتی مرکز آموزش مدیریت دولتی، تهران .

مقیمی ، سیدمحمد (1377)، سازمان و مدیریت رویکردی پژوهشی ، نشر ترمه .

منوریان ، عباس ( 1378)، طراحی ساختار سازمانی ، مرکز آموزش مدیریت دولتی ، آموزشهای تخصصی و اداری .

مینتزبرگ ، هنری (1371) ، سازماندهی پنج الگوی کارساز، ترجمه ابوالحسن فقیهی و حسین وزیری مابقی ، مرکز آموزش مدیریت دولتی .

نائینی، محمد کاظم (1360)، تاریخچة سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی، نشریة شمارة 100، دفتر تحقیقات و برنامه ریزی درسی.

هال ، ریچارداچ (1376) ، سازمان (ساختار، فرآیند و ره آوردها) ترجمه علی پارساییان و سید محمد اعرابی ، دفتر پژوهشهای فرهنگی ، تهران .

Design new organizational structure (2004),

http://www.systemtransformation.com/itot/itot-design-new.htm

Designing organizations (2002): an Executive Guide to strategy. Structure, and

process, new and process

Howitt, Dennis & cramer. Duncan (2000), First steps in Research and statistics,

by Taylor & Francis ine.

Howryszkiewycz,Igo (1998), introduction to systems And design (4 thed)

prentice Hall,Australia.

Business, 1983 Larry E.Greiner (1983), Evolution and Revolution as Organizations

Obenchain, Alice Marie , (2002), organizational culture and organizational

innovation in Not- For- Profit, private and public institutions of Higher

Education. Vova southea stern university.

Stefan Am,bec (2002)&organizational design of RD activities, university de montreal Canada.

پی نوشتها

1- Complexity

2- Formalization

3- Centralization

4- Daft , Richard

5- Rabins, Steafen

6- Mintzberg , Henry

7- Nadler, divid & Tushman, Micheal

8- Raymond E, Miles & Charles C,Sniwr

9- Rohrbavgh , John,Robert E,Quinn

10- Porter, Michael

11- Duncan, Robert

12. نمودار شمارة 2.

13. ابزارهای اضافه شده از سوی پژوهشگر عبارتند از: "1. الگوی ارتباط هدف با ساختار (الگوی نظری رورباف-کوئین)، 2. الگوی موقعیت ساختار در ارتباط با چرخة زندگی و ویژگیهای سازمان (الگوی لاری ای گریز)، 3. پرسشنامه های استاندارد شدة رابینز دربارة متغیرهای ساختاری پیچیدگی، رسمیت و تمرکز" که تغییراتی جزئی بر اساس نیازهای این پژوهش در آنها اعمال شده است".

14. از آنجا که چک لیستهای گردآوری داده های حاصل از مصاحبه کاملاً فنی و کلی بوده و جایی برای اعمال گرایشهای شخصی یا حفظ موقعیت شغلی نمونه آماری در آن وجود نداشته است، بنابراین داده های گردآوری شده فاقد سوگیری مصاحبه شوندگان است.

15. Validity

16. reliability

17- تألیف دکتر سید محمد اعرابی، نشر دفتر پژوهشهای فرهنگی، سال 1376.

کليه حقوق برای پرتال علوم انسانی محفوظ است